Как настроить учет

Создаем аккаунт, переходим на почту указанную при регистрации, кликаем по ссылке из письма и активируем свой аккаунт.

Чтобы добавить статью операций, перейдите в раздел «Справочники» и выберите подменю «Статьи операций».

Категории финансовых операций в системе ФинУчет делятся на три основных типа:

Поступления, которые включают в себя все виды прихода денежных средств в бизнес, такие как платежи от клиентов, возвраты от поставщиков, получение кредитов и прочие поступления;

Списания, охватывающие все необходимые расходы для функционирования бизнеса, включая налоги, дивиденды, выплаты по кредитам и другие аналогичные платежи;

Переводы, представляющие собой любые внутренние перемещения денежных средств в пределах организации.

Изначально в ФинУчете предусмотрены две категории поступлений (Кредиты и первоначальный капитал), шесть категорий списаний (Дивиденды, кредиты, налоги, расходы на продажи, расходы на отдел продаж, себестоимость, ФОТ) и одна категория переводов (Перевод между счетами).

Пользователям предоставляется возможность создавать неограниченное количество категорий операций, что позволяет более детально анализировать финансовую деятельность своего бизнеса. Это способствует лучшему пониманию, в каких областях возможно сокращение расходов и как можно оптимизировать различные виды затрат.

Подразделения предоставляют возможность осуществлять детализированный учет по каждой торговой точке или отдельному филиалу. Это означает, что если, к примеру, у пользователя функционируют три магазина, расположенных по различным адресам, то в каждом из них будет назначен сотрудник, ответственный за прибыль данной торговой точки. Этот сотрудник будет заниматься учетом исключительно своего магазина (юнита), не влияя на операции, происходящие в других магазинах.

Такой подход позволяет пользователю проводить глубокий анализ управленческой отчетности по каждому подразделению отдельно, что в свою очередь дает четкое представление о том, какие шаги необходимо предпринять для дальнейшего масштабирования каждой торговой точки (юнита).

Переключаться между подразделениями можно в правом верхнем углу, кликнув на нужном подразделении.

Для внесения информации об основных средствах (ОС), нематериальных активах (НМА), уставном капитале (УК) и запасах перейдите в раздел «Справочник», выберите подменю «ОС, НМА, УК, запасы». Далее кликните на кнопку «Создать» и заполните поля: название, описание, дата приобретения и стоимость.

Указанные данные по основным средствам, нематериальным активам, уставному капиталу и запасам отражаются в отчете ТРИО и оказывают влияние на общую стоимость бизнеса.

Более детальную информацию об ОС, НМА, УК и запасах можно получить, нажав на иконку вопросительного знака в зеленом круге на соответствующей странице.

Для создания виртуального счета, предназначенного для зачисления первоначального капитала, необходимого для запуска вашего бизнеса, выполните следующие шаги. Перейдите в раздел «Справочник» и выберите подменю «Счета организации». Затем нажмите кнопку «Создать». Введите название счета, например, «Учредитель». Номер счета указывать не обязательно; в этом случае можно просто поставить прочерк. Выберите валюту счета и укажите первоначальный остаток как 0. Обязательно поставьте галочку напротив опции «Не учитывать в текущем остатке».

Для отражения первоначального капитала, инвестированного в открытие и развитие вашего бизнеса, выполните следующие действия. Перейдите в раздел «Операции» и кликните на кнопку «Создать».

Введите сумму первоначального капитала – это та сумма денег, которую вы вложили в запуск и масштабирование вашего предприятия.

Выберите тип операции «Поступление» и статью «Первоначальный капитал».

Далее заполните поле контрагента, в данном случае это будет учредитель или собственник бизнеса. Если у вас есть несколько филиалов или торговых точек, выберите соответствующее подразделение. Укажите счет зачисления, который мы создали ранее под названием «Учредитель (Собственник)».

Важно помнить, что сумма первоначальных инвестиций напрямую влияет на срок окупаемости и рентабельность вашего бизнеса.

Если вы не уверены в точной сумме, необходимой для запуска бизнеса, укажите приблизительную.

Для обеспечения точности учета рекомендуем вводить данные о сотрудниках в том месяце, когда была активирована ваша подписка. Кроме того, вы можете воспользоваться услугами нашего финансового директора для корректировки данных за прошлые периоды.

Чтобы добавить информацию о сотрудниках, перейдите в раздел «Зарплаты» и нажмите на кнопку «Добавить». Заполните все требуемые поля, включая НДФЛ и взносы, если сотрудник трудоустроен официально. В противном случае данные о НДФЛ и взносах вносить не требуется.

Информацию для заполнения этих полей вы можете получить у вашего бухгалтера или через организацию, ведущую ваш учет. Важно указывать точные данные, поскольку расходы на фонд оплаты труда напрямую влияют на чистую прибыль вашей организации. Программа автоматически рассчитает фонд оплаты труда и отразит эти данные в отчете о прибыли.

Если вы предпочитаете не детализировать фонд оплаты труда по каждому сотруднику, в разделе «Статьи операций» вы можете создать новую статью, например, «ФОТ2», и учитывать выплаты зарплаты общей суммой по всем сотрудникам.

Тем не менее ФинУчет советует вести учет зарплаты, взносов и НДФЛ отдельно по каждому сотруднику для более детального анализа работы вашей команды.

Для импорта всех операций с момента начала ведения учета по каждому расчетному счету отдельно, выполните следующие шаги. В меню перейдите в раздел «Операции» и кликните на кнопку «Загрузить выписку». В появившемся окне выберите файл в формате txt, который был скачан из вашего банка, и нажмите «Сохранить». После обработки сервером всех операций, вы будете перенаправлены на страницу «Импортированные операции».

В фильтре «Тип операции» выберите «Поступления» и отметьте операции, относящиеся к выручке. После выбора операций появится кнопка «Применить к выбранным». Нажав на нее, откроется всплывающее окно, где необходимо выбрать статью операций, сделку, обязательства и подразделение. Чтобы все ранее внесенные операции с данным контрагентом автоматически обновились согласно выбранным настройкам, установите галочку напротив пункта «Применить к существующим операциям». Если вы хотите, чтобы настройки сохранялись для будущих операций с этим же контрагентом, выберите опцию «Применить к будущим операциям».

Аналогичные действия проделайте для операций списания и переводов. После нажатия на кнопку «Применить», все выбранные операции будут перенесены на страницу «Подтвержденные операции» и будут учитываться в программе в соответствии с заданной статьей.

Отчет о прибылях и убытках (P&L) является ключевым документом для любого бизнеса, поскольку он отражает текущее финансовое состояние компании. Для доступа к этому отчету перейдите в раздел «Отчеты» и выберите пункт «Прибыль». Основная цель данного отчета — акцентировать внимание на чистой, операционной и валовой прибыли, а также провести их сравнение с общей выручкой в процентном соотношении.

Отчет позволяет провести детальный анализ всех расходов организации по каждой статье операций и оценить расходы, которые формируются ниже показателя EBITDA. Рекомендуется анализировать данный отчет минимум один раз в неделю. Такой подход позволит своевременно выявлять возможности для снижения издержек и предотвращать их неконтролируемый рост.

Регулярный анализ и сравнение расходов по месяцам дадут возможность определить наиболее эффективные способы оптимизации затрат. Глубокое понимание цифр и анализ причинно-следственных связей между различными финансовыми показателями помогут более детально разобраться в структуре бизнеса и выявить потенциальные точки роста.

Чтобы запланировать будущую операцию, перейдите в раздел «Планирование» и выберите «Платежный календарь». Далее, нажмите кнопку «Создать». В открывшемся окне укажите сумму операции, её тип (поступление или списание), дату, категорию, сделку, обязательство, контрагента, подразделение и счет.

Если операция должна повторяться, активируйте опцию «Повторять» и укажите периодичность: ежедневно, еженедельно, ежемесячно, ежеквартально, раз в полгода или ежегодно.

Для ограничения повторений по времени задайте конечную дату. Не забудьте добавить описание для удобства поиска среди других операций. После сохранения настройки и сумма будущих операций будут автоматически применены.

Важно регулярно обновлять платежный календарь, включая в него все поступления и списания, а также планируя переводы средств между счетами, например, для осуществления месячных выплат дивидендов.

Для точного планирования необходимо прогнозировать все поступления и списания на месяц вперед, тогда у пользователя будет достаточно времени, чтобы среагировать на возникшие кассовые разрывы.

Чтобы оптимизировать процесс планирования, рекомендуется предварительно составить перечень всех регулярных платежей, выделяя для каждой категории операций отдельный пункт в списке расходов или доходов.

Чтобы преобразовать уже существующую операцию в плановую, перейдите в раздел «Операции», выберите нужную операцию, нажмите на значок редактирования и включите функцию «Повторять».

Все запланированные таким образом операции будут отображаться в Платежном календаре. Для просмотра списка запланированных операций кликните на указанную сумму, и откроется всплывающее окно, где можно будет подробно изучить запланированные операции.